¡Hagamos negocios de una manera diferente!
Esa es la principal premisa a la hora de decidir llevar a cabo un evento corporativo; ya sea para organizar un networking y atraer a gente interesante en una amplia gama de sectores empresariales. Ya sea a través de un encuentro donde el escenario es el protagonista. Las opciones son múltiples, pero siempre habrá una realmente adecuada para tus objetivos comerciales.
Y sí, lo sabemos: organizar un evento corporativo no es fácil. Independientemente del tipo de empresa que tengas, cuando se trata de la planificación de eventos corporativos, cada negocio es diferente y conlleva mucha planificación involucrada en el proceso. Es por eso que en este artículo nos centramos en ofrecerte algunas pautas para llevar a éxito tu próximo encuentro.
Comencemos desde lo sencillo. Básicamente, un evento corporativo es aquel que está patrocinado o promovido por una empresa y se enfoca en sus empleados o clientes.
A menudo se organizan para comunicar la estrategia de la empresa, lanzar un producto o servicio, motivar, capacitar o recompensar al personal, o influir en el comportamiento externo de los clientes hacia la marca.
Sin embargo, la planificación de eventos corporativos va más allá de la planificación de reuniones. Diseñar y ejecutar un evento corporativo exitoso no es una tarea sencilla. Por lo general, es un proceso de meses que consta de varias etapas y una variedad de pasos organizativos.
Organizar y administrar un evento requiere una combinación de creatividad, planificación y mucho trabajo duro y lo más aconsejable es dividir el ciclo de vida de un evento corporativo en diferentes etapas para administrarlo de manera efectiva.
Estas etapas se conocen comúnmente como las 5 C de la gestión de eventos.
ConceptoLa etapa de concepto te ayuda a dar forma a todos los aspectos básicos del evento. Y es tan fácil como dar respuesta a las siguientes preguntas:
La coordinación es la etapa de planificación de la gestión de eventos. Una vez que hayas conceptualizado el evento corporativo que necesitas, ya puedes comenzar a colocar las piezas en su lugar. De hecho podría decirse que esta es la fase más crucial desde la perspectiva de la logística, ya que todas las decisiones importantes se toman en este paso.
La etapa de coordinación comprende las siguientes tareas:
Como su nombre bien lo indica, cualquier evento corporativo debe mantener un sistema de control que comience justo después de que se realiza la planificación y continúa hasta el día del evento.
Es necesario monitorear continuamente si la planificación del evento sigue la línea de tiempo prefijada y está dentro del presupuesto asignado. También hay que estar atentos a las posibles modificaciones del cronograma de producción cuando sea necesario. Es necesario mantener una comunicación fluida con los proveedores para obtener actualizaciones sobre los entregables, responder a las consultas de los oradores y patrocinadores, llevar a cabo las convocatorias de público e invitados y, lo que es más importante, resolver los conflictos si surgen, de la manera más rápida y efectiva.
Culminación
La fase de culminación es la fase de control el día del evento. Es aquí cuando nos enfrentamos al Día X y nos toca coordinar a todos los proveedores, comunicarnos con los patrocinadores, guiar a los oradores, atender la recepción de personas, entre otras tareas. Pero también incluye otras tareas vitales como son la gestión de la seguridad, la gestión del catering y la gestión de primera línea y back-end.
Existe la posibilidad de que algo salga mal durante el evento, sin importar cuán perfecta haya sido la planificación. Por ello tener un plan de contingencia sólido y habilidades de gestión de equipos de nivel ninja te permitirá superar estos problemas a pesar de la tremenda presión que supone enfrentarse a ellos.
Cierre o conclusión
La etapa de cierre comienza después de que finaliza el evento. Lo básico incluye agradecer a todos por asistir al evento y asegurarse de que el lugar esté en buenas condiciones.
Después del evento, es importante revisar los contratos de los proveedores. También es interesante buscar feedback y recopilar comentarios de patrocinadores, oradores y asistentes para obtener una evaluación objetiva del evento.
Desde la perspectiva del rendimiento, debes realizar un seguimiento de las métricas clave, revisar el informe de gastos, reconocer los esfuerzos del equipo, recompensar a los mejores e identificar cómo puede mejorar en futuras ediciones.
Hay muchas razones para organizar un evento corporativo, pero siempre hay que buscar las que sean realmente ventajosas para la empresa. Es decir:
Todas las acciones que:
Quizás después de ver toda la operativa que implica el desarrollo de eventos corporativos te sigas preguntando mil cuestiones como: ¿Qué tipo de evento corporativo debería organizar? ¿Con qué frecuencia debería organizarlos? ¿Cómo llevo a cabo mi idea de encuentro con las mejores garantías de éxito?
Cuenta con nosotros. En TRIBUNA EVENTS tenemos todas las respuestas y podemos acompañarte siempre que nos necesites.