¡Hagamos negocios de una manera diferente!

Esa es la principal premisa a la hora de decidir llevar a cabo un evento corporativo; ya sea para organizar un networking y atraer a gente interesante en una amplia gama de sectores empresariales. Ya sea a través de un encuentro donde el escenario es el protagonista. Las opciones son múltiples, pero siempre habrá una realmente adecuada para tus objetivos comerciales.

Y sí, lo sabemos: organizar un evento corporativo no es fácil. Independientemente del tipo de empresa que tengas, cuando se trata de la planificación de eventos corporativos, cada negocio es diferente y conlleva mucha planificación involucrada en el proceso. Es por eso que en este artículo nos centramos en ofrecerte algunas pautas para llevar a éxito tu próximo encuentro.

¿Qué es un evento corporativo?

Comencemos desde lo sencillo. Básicamente, un evento corporativo es aquel que está patrocinado o promovido por una empresa y se enfoca en sus empleados o clientes.

A menudo se organizan para comunicar la estrategia de la empresa, lanzar un producto o servicio, motivar, capacitar o recompensar al personal, o influir en el comportamiento externo de los clientes hacia la marca.

Sin embargo, la planificación de eventos corporativos va más allá de la planificación de reuniones.  Diseñar y ejecutar un evento corporativo exitoso no es una tarea sencilla. Por lo general, es un proceso de meses que consta de varias etapas y una variedad de pasos organizativos.

¿Cómo organizar un evento de comunicación corporativa?

Organizar y administrar un evento requiere una combinación de creatividad, planificación y mucho trabajo duro y lo más aconsejable es dividir el ciclo de vida de un evento corporativo en diferentes etapas para administrarlo de manera efectiva. 

Estas etapas se conocen comúnmente como las 5 C de la gestión de eventos.

La etapa de concepto te ayuda a dar forma a todos los aspectos básicos del evento. Y es tan fácil como dar respuesta a las siguientes preguntas:

• ¿Por qué estás organizando el evento? La respuesta aclara el propósito del evento. ¿Es para construir marca, generar clientes potenciales o potenciar los ingresos de tu actividad?
• ¿Para quién se organiza el evento? Esto te ayuda a identificar la audiencia adecuada para tu evento corporativo. Es posible que tenga una base de audiencia diversa, pero lo más aconsejable es  que te centres en un segmento o nicho para ofrecer una experiencia de evento única.
• ¿De qué se trata el evento? Según el “por qué” y el “para quién” del evento, podrás decidir el tipo de evento que realmente necesitas. 
• ¿Cuándo es el evento? Esta pregunta es clave a la hora de comenzar a armar la planificación y las escaletas de cualquier evento. 
• ¿Dónde se llevará a cabo? Y por último, la logística dependerá siempre del lugar que escojas para llevarlo a cabo.
  
  

La coordinación es la etapa de planificación de la gestión de eventos. Una vez que hayas conceptualizado el evento corporativo que necesitas, ya puedes comenzar a colocar las piezas en su lugar. De hecho podría decirse que esta es la fase más crucial desde la perspectiva de la logística, ya que todas las decisiones importantes se toman en este paso.

La etapa de coordinación comprende las siguientes tareas:

• Decidir la temática del evento.
• Definir el presupuesto y conseguir su aprobación.
• Creación de un equipo de gestión de eventos.
• Definición de la línea de tiempo del evento.
• Incorporación de oradores y patrocinadores.
• Desarrollo del sitio web del evento y armar la estrategia de comunicación online y offline.
• Reservar un lugar apropiado.
• Selección de proveedores.
• Construir un plan de contingencia
  
  

Como su nombre bien lo indica, cualquier evento corporativo debe mantener un sistema de control que comience justo después de que se realiza la planificación y continúa hasta el día del evento.

Es necesario monitorear continuamente si la planificación del evento sigue la línea de tiempo prefijada y está dentro del presupuesto asignado. También hay que estar atentos a las posibles modificaciones del cronograma de producción cuando sea necesario. Es necesario mantener una comunicación fluida con los proveedores para obtener actualizaciones sobre los entregables, responder a las consultas de los oradores y patrocinadores, llevar a cabo las convocatorias de público e invitados  y, lo que es más importante, resolver los conflictos si surgen, de la manera más rápida y efectiva.

La fase de culminación es la fase de control el día del evento. Es aquí cuando nos enfrentamos al Día X y nos toca coordinar a todos los proveedores, comunicarnos con los patrocinadores, guiar a los oradores, atender la recepción de personas, entre otras tareas. Pero también incluye otras tareas vitales como son la gestión de la seguridad, la gestión del catering y la gestión de primera línea y back-end.

Existe la posibilidad de que algo salga mal durante el evento, sin importar cuán perfecta haya sido la planificación. Por ello tener un plan de contingencia sólido y habilidades de gestión de equipos de nivel ninja te permitirá superar estos problemas a pesar de la tremenda presión que supone enfrentarse a ellos.

La etapa de cierre comienza después de que finaliza el evento. Lo básico incluye agradecer a todos por asistir al evento y asegurarse de que el lugar esté en buenas condiciones.

Después del evento, es importante revisar los contratos de los proveedores. También es interesante buscar feedback y recopilar comentarios de patrocinadores, oradores y asistentes para obtener una evaluación objetiva del evento.

Desde la perspectiva del rendimiento, debes realizar un seguimiento de las métricas clave, revisar el informe de gastos, reconocer los esfuerzos del equipo, recompensar a los mejores e identificar cómo puede mejorar en futuras ediciones.

Ventajas de organizar un evento corporativo

Hay muchas razones para organizar un evento corporativo, pero siempre hay que buscar las que sean realmente ventajosas para la empresa. Es decir:

Todas las acciones que:

• Cumplan, maximicen y amplíen tus objetivos comerciales
• Te ayuden a motivar a los empleados, recompensándolos por su trabajo.
• Sean un motivo para celebrar varios hitos de la empresa junto con clientes, empleados o ambos.
• Marquen un cambio organizacional significativo dentro de la empresa.
• Fomentan la colaboración y el trabajo entre diferentes entidades.
• Contribuyan a una causa.

Quizás después de ver toda la operativa que implica el desarrollo de eventos corporativos te sigas preguntando mil cuestiones como: ¿Qué tipo de evento corporativo debería organizar? ¿Con qué frecuencia debería organizarlos? ¿Cómo llevo a cabo mi idea de encuentro con las mejores garantías de éxito? 

Cuenta con nosotros. En TRIBUNA EVENTS tenemos todas las respuestas y podemos acompañarte siempre que nos necesites.