Desde Tribuna Events te invitamos a repasar los conceptos básicos del presupuesto del evento y todo lo que necesita saber para que sea lo más personalizado posible.

Y es que establecer un presupuesto para el evento es un paso crucial durante la fase de planificación, justo después de establecer tus metas y objetivos. Un presupuesto bien cerrado y elaborado de manera personalizada es un pronóstico detallado de lo que sucederá financieramente en tu evento. Y ese es nuestro objetivo.

Te ayudaremos a controlar tus gastos e ingresos, y aunque se necesita tiempo para crear y administrarlo, puede significar la diferencia entre el éxito o el fracaso.

¿Por dónde empezamos?

2. ¿Cómo hacer un presupuesto para un evento?

Al crear el presupuesto de un evento, lo primero que haremos es determinar qué significa el éxito financiero para tu evento y cómo deseas medirlo. Para lograr esto, solo hay que tener en cuenta estas 3 sencillas pautas:

• Enumeraremos todos los posibles gastos e ingresos que probablemente se produzcan.
• Trabajaremos siempre teniendo en cuenta el flujo de caja y el efectivo inicial. Ten en cuenta que, por ejemplo, al reservar un lugar físico o comenzar a planificar una plataforma virtual, a menudo se deberá hacer un depósito y los gastos comienzan incluso antes de que el evento se lleve a cabo.
• Una vez que se haya desarrollado el presupuesto, te ayudaremos a realizar un seguimiento y revisarlo regularmente para asegurar que toda la organización se mantiene dentro de los recursos asignados.

Antes de seguir planificando, debes comprender las necesidades
de tu organización. El presupuesto de un evento es realmente un
pronóstico, o proyección, de todos los gastos e ingresos en los
que incurrirás.

¡Y comienzan los desafíos! El primer reto es saber predecir con la mayor precisión posible si el evento generará ganancias, pérdidas o el punto de equilibrio. Sin embargo, determinar qué significa el éxito financiero para un evento depende del tipo de encuentro que vayas a organizar y de los objetivos.

3. Evaluación de costes de un evento

Cuando se elabora el presupuesto de un evento, es fundamental identificar qué elementos representan gastos y cuáles son fuentes de ingresos que pueden cubrir los costos. Además, deberás distinguir entre costos fijos y variables para poder pronosticar de manera efectiva un presupuesto adecuado.

El segundo reto, clave para los planificadores, es asegurarnos de administrar cuidadosamente los gastos y los ingresos para lograr los objetivos financieros establecidos, así como medir con precisión el éxito del evento. Y siempre ten en cuenta que los gastos e ingresos que debes contabilizar variarán dependiendo de si se trata de un evento presencial, virtual o híbrido.

Costos Fijos y Variables

También es crucial diferenciar entre gastos o costos fijos y variables. Los costos fijos son costos que no cambian según el número de asistentes. Estos costos se calculan como una cantidad total. Los costos variables son costos que cambian según el número de asistentes. Estos costos se calculan por persona.

a. Costes fijos | Hay una serie de costos fijos para eventos virtuales que deben tenerse en cuenta al calcular su flujo de caja. Los costos fijos para eventos virtuales tienden a incluir:

• Alquiler del espacio para el evento*
• Producción del pre-evento y gastos de personal.
• Diseño, decoración del espacio.
• Difusión y promoción del evento.
• Registro del evento, acreditación o la venta de entradas.
• Coste del servicio de transmisión.
• Costes del material audiovisual, personal y equipamiento técnico, como traducción si fuera necesario, etc.

*Este asterisco que marcamos es para reforzar la idea y el recordatorio de que en los presupuestos de eventos híbridos y digitales intervienen criterios técnicos adicionales que deben presupuestarse para crear una experiencia a la altura de tus necesidades.

b. Costes variables | Siempre has de tener en cuenta que el coste variable está determinado por el número de asistentes y lo más adecuado es que tengas una idea lo más fidedigna posible al coste medio que supone cada participante.

A los costes variables, como los honorarios de los oradores y sus gastos de desplazamiento, hay que añadirles el material de acreditación, credenciales, programas, material promocional, regalos o souvenirs o diplomas. Así como el servicio de catering, coffee breaks, almuerzos, cenas. También el personal de seguridad y limpieza en el caso de eventos presenciales.

4. Formas a tu alcance de cubrir y cuidar los gastos

Para cubrir los gastos, se pueden aprovechar diferentes vías de ingresos. Por ejemplo, los ingresos por publicidad, las concesiones, las tarifas de alquiler de puestos de exhibición o exposición, las tarifas de administración o el registro y las tarifas de patrocinio. Esta no es una lista completa, pero nosotros podemos ayudarte y ofrecerte una guía para cubrir el presupuesto y ofrecerte soluciones en los puntos que necesites.

Y algo que tenemos siempre muy en cuenta es ¡tener un plan de contingencia! La planificación del presupuesto para un evento es una tarea importante y existe una alta probabilidad de que algo se pase por alto. Es útil referirse a los gastos de eventos anteriores como punto de referencia, pero siempre es más que recomendable tener una cantidad en reserva para solventar cualquier imprevisto que pueda surgir.

Y una vez acabado el evento, volveremos a las medidas de éxito y los puntos de referencia que estableciste. Al utilizar datos de eventos cualitativos y cuantitativos, podremos cuantificar mejor el rendimiento de tu evento y mostrar el impacto.

Saber calcular el retorno de la inversión (ROI) es vital para conocer el reintegro relativo a los costos que se produjeron. Además, existen opciones adicionales para medir los impactos comerciales no monetarios que te ayudarán a calcular el ROI del evento, por ejemplo:

• Escucha social
• Encuestas de eventos
• Reconocimiento Patrocinador

5. Organiza tu evento a medida con Tribuna Events

En nuestro artículo ¿Cuánto cuesta organizar un evento? ampliamos más a detalle los factores que influyen a la hora de organizar un evento y las partidas a tener en cuenta.

Sabemos que es un mundo y por ello nos ponemos a tu servicio.

Esperamos que toda esta información te haya resultado valiosa y cuentes con nosotros para llevar a cabo el presupuesto de un evento personalizado, a medida, en función a tus objetivos y necesidades.