Es difícil planificar el presupuesto de un evento sin una buena idea de los gastos en los que incurrirá. Eso parece obvio, pero los costos asociados con la planificación de eventos pueden provenir de partidas diferentes. Y suele ocurrir que justo cuando crees que has identificado todos tus gastos, aparecen nuevos que hace que tengas que reformular de nuevo todo.
Para evitar que esto te suceda es fundamental que uses un esquema de gastos de planificación y, por supuesto, contar con profesionales que te ayuden a llevar a éxito tu evento. De comienzo a fin.
Factores que influyen en el coste de organizar un evento
El costo total del evento incluye todo el personal y los recursos necesarios para planificar y ejecutarlo. También supone atraer y encargarse de los asistentes y administrar los elementos administrativos.
Estos gastos comienzan en el momento en que empiezas a diseñar sobre papel la propuesta del evento. Continúan a través de toda la gestión y tiene diferentes partidas:
Gastos del lugar para llevar a cabo tu evento
Estos incluyen los costos y tarifas que normalmente cobra el lugar que escojas para llevar a cabo tu evento. A menudo, esta que es la categoría más costosa, también es la más fácil de predecir, ya que obtendrás un presupuesto formal para revisar con anticipación. Un detalle a tener en cuenta (y no muchos lo hacen) es tener en consideración las variables que podrán cambiar si se amplía el número de asistentes. El catering es un ejemplo de un gasto variable porque la cantidad de alimentos que se oferta, y posteriormente el costo, aumenta con cada adición a su grupo.
Aquí hay una lista de activos a tener en cuenta si quieres saber el valor aproximado de cuánto cuesta organizar un evento:
- Audiovisual
Micrófonos, pantallas y proyectores, acceso a internet y otros equipos especializados son de vital importancia. Si vas a llevar a cabo un evento híbrido o un evento online, las partidas presupuestarias y la inversión cambian su escenario.
- Decoración
Hacer que las cosas se vean bien y lograr diseñar un buen evento incurrirá en costos como, por ejemplo, iluminación, flores y centros de mesa, globos, elementos físicos no proporcionados así como la mano de obra y entrega para montaje y desmontaje.
- Entretenimiento
No olvide las tarifas asociadas con: Músicos o DJ, los honorarios de los oradores y los gastos de producción.
- Comercialización, comunicación y registro
Los trabajos de diseño impreso y web, la convocatoria, las invitaciones y todo lo que tenga que ver con la gestión de la comunicación online y offline, así como la gestión de Registro.
- Planificación y Organización
Los eventos requieren personas y los gastos incluyen:
- Empleados a tiempo parcial y temporales
- Material de oficina
- Los gastos de viaje
- Gastos administrativos
No pase por alto el papeleo y los costos de:
- Asignaciones de empleados asalariados
- Costos Contables
- Honorarios legales
Excesos de costos y fondos de emergencia
No hay un número mágico para lo que debe reservar para gastos no planificados, pero debe esperar lo inesperado. Por ello dentro de tu presupuesto es recomendable que asignes entre un 5% y un 10 % sobre los gastos previstos.
Ventajas de contratar a una empresa organizadora
Los eventos corporativos requieren una planificación compleja y pueden llevar mucho tiempo. La gran ventaja de contar con profesionales como los que te ofrecemos en Tribuna Events es que tendrás a tu disposición todo un equipo de expertos para encargarnos de todo y tú obtengas los mejores beneficios y resultados.
- AHORRA DINERO | Como planificadores eventos contamos con una amplia cartera de proveedores diferentes y pueden ofrecerte lo que realmente necesitas.
- TE AYUDAMOS A HACER REALIDAD TU VISIÓN | Nada es más frustrante que invertir en un evento con una idea en mente y verla cobrar vida como algo completamente diferente o no como esperabas. Nosotros ponemos todos nuestros servicios al alcance de tu mano para que esto no ocurra.
- HACEMOS QUE LAS COSAS SE VEAN GENIALES | Un diseño cohesivo, experiencias sorprendentes, tecnología innovadora. Nuestro trabajo es hacer que todo se vea y se sienta genial.
- CUIDAMOS TODOS LOS DETALLES | La experiencia de Plaza Grande como organizadores de eventos es la mejor garantía que podemos ofrecerte.
- TRANQUILIDAD…PONTE EN NUESTRAS MANOS Y DEJA QUE OCURRA LA MAGIA
Nuestro objetivo es que puedas estar seguro de que todo lo que deseas y necesitas estará allí. Para nosotros no solo se trata de cumplir con tus expectativas, sino también superarlas.
Organiza tu evento con Tribuna Events
El propósito de este artículo ha sido hacer una retrospectiva general sobre los diferentes tipos de gastos de planificación de eventos que pueden ocurrir.
Cada evento es único. Y nosotros queremos hacer que el tuyo sea diferente.
Con quince años de experiencia en la dirección, producción y promoción de eventos, en Tribuna Events enfocamos los proyectos desde una perspectiva profesional y comprometida, aportando siempre innovación y diferenciación a partir de una trabajada planificación y presupuestos ajustados a los presupuestos que nos marques.
Estos son algunos ejemplos de eventos realizados.
