¿Estás pensando llevar a cabo un evento online?

Sin duda es una gran idea, y para fundamentarla ten en cuenta este dato: los niveles de asistencia a un evento online, en promedio, pueden ser un 29 % más altos que en un evento en vivo.  Y cada día son más utilizados.

Un evento online, también conocido como evento en línea, conferencia virtual o experiencia de transmisión en vivo, es un evento que involucra a personas que interactúan en un entorno digital, en lugar de reunirse en una ubicación física.

Los eventos híbridos también se han vuelto populares en los últimos años, mezclando eventos en persona con contenido virtual al que se puede acceder en línea.

Y en Tribuna Events, gracias a la experiencia que hemos ido adquiriendo a lo largo de estos últimos años en materia de celebración de eventos online, tenemos mucho que contarte al respecto.

Ventajas de eventos online

La gran ventaja de desarrollar un evento online es que en lugar de un escenario físico, tienes a tu entera disposición todo un universo digital para llevar a cabo las interacciones que necesitas. 

Conectar con tu público objetivo nunca ha sido tan fácil. Y hacerles vivir nuevas experiencias de manera cómoda, tampoco.

Pero hay más ventajas aún:

Gastos significativamente reducidos

Planear un evento requiere de inversión y en algunos casos, los costes de producción de eventos físicos pueden ser muy altos al contar con alquiler del emplazamiento y producción. Sin embargo, los eventos online necesitan menor inversión y ofrecen un ROI mucho más alto. Además, al eliminar algunos de estos gastos generales, puedes ahorrar dinero o reasignar el presupuesto a otras áreas.

Ahorra un montón de tiempo

Dado que en un evento online todo sucede digitalmente, puedes hacer que todo sea mucho más sistemático y valioso. Los tiempos de producción se agilizan: El registro y el check-in virtual se realizan rápidamente, a diferencia de los procedimientos de check-in en físico. Por supuesto, tampoco es necesario asignar tiempo para viajar  desplazarse a un lugar físico para disfrutar de contenidos de calidad como los que quieres ofrecer. 

Asegura una red efectiva

En un evento presencial, el tiempo siempre es escaso. Los asistentes deben estar en las sesiones de los oradores, unirse a los talleres o demostraciones, interactuar con otros, tomar un tiempo para el break y realizar otras tareas clave. En un escenario de escasez de tiempo, no es raro que los asistentes pierdan oportunidades clave de networking. En un evento digital el panorama cambia…a mejor.

Ofrece una mayor flexibilidad para los asistentes

En una conferencia, por ejemplo, puede haber varias sesiones simultáneas. Si el evento ocurre físicamente, los participantes deben elegir a cuál les gustaría asistir (sacrificando a las demás en el proceso). En un evento online, las personas pueden tener lo mejor de ambos mundos. Pueden participar en una sesión en vivo y, si hay otras sesiones al mismo tiempo, pueden ver las versiones grabadas más adelante. Además, si un asistente no puede unirse en las fechas del evento, puede acceder al contenido a pedido más adelante cuando lo desee (siempre que el organizador lo permita). 

Análisis al alcance de la mano

En un evento tradicional es bastante difícil (sino imposible) hacer un seguimiento de la actividad de cada asistente. Sin embargo, las cosas son mucho más simples cuando se trata de eventos online. Los eventos en línea brindan oportunidades únicas para generar datos propios a través de registros y participación de los asistentes.

Facilita la retroalimentación 

Como planificadores de eventos online, podemos ayudarte a configurar encuestas y sistemas de calificación, enviar notificaciones automáticas y, en general, conocer las preferencias de la audiencia para futuros eventos. Con la retroalimentación adecuada, se vuelve bastante simple planificar eventos virtuales cada vez mejores y en línea con lo que tu audiencia espera.

Cómo organizar un evento online

Podría decirse que los problemas tecnológicos son el mayor motivo de preocupación cuando se trata de planificar un evento virtual. Casi el 40% de todos los organizadores nos trasladan su temor acerca de las posibles fallas técnicas que podrían causar problemas a los participantes. El compromiso de los asistentes y la interacción son otros factores que entran en juego, particularmente en comparación con los eventos presenciales.

La clave, a la hora de organizar un buen evento online y  lo primero que desde Tribuna Events te recomendamos es decidir qué tipo de evento quieres llevar a cabo. Ya sea presentaciones en vivo, reuniones individuales, presentaciones pregrabadas, reuniones de seminarios web, paneles de discusión en vivo, etc.

Una vez decidido lo que se necesita, podemos comenzar a organizarlo.

Y después solo quedará asegurarnos de que todo transcurra sin problemas durante el evento. Para ello, nosotros te ofrecemos nuestra plataforma Tribuna, una  plataforma que hemos desarrollado para ofrecerte:

• Convocatoria previa de asistentes.
• Creación de la web del evento personalizada con tu marca, incluyendo descripción, programa, ponentes, organizadores y patrocinadores-colaboradores. Si ya el evento dispone de web, la enlazamos directamente con las inscripciones.
• Sistema de inscripciones online, rápido y cómodo.
• Atención online y directa a los asistentes para solventar dudas o problemas durante la inscripción.
• Envío del enlace de acceso.
• Gestión de la emisión del evento.
• Gamificación e interacción con los asistentes. Votación, chat en vivo, participación en turno de preguntas, etc.
• Control de acceso y aforos en eventos presenciales.
• Entrega de informe de estadísticas, tanto de eventos online, como físicos.

Ejemplos de eventos online

Los eventos online permiten a los asistentes reunirse, establecer contactos y diseñar experiencias en un entorno virtual. 

Y la realidad es que dentro del sector de los eventos, recurriendo al formato digital, se puede organizar una amplia gama de encuentros como:

• Conferencias virtuales | Las conferencias virtuales te permiten organizar grandes reuniones sin la necesidad de habilitar un lugar o un gran equipo. Al igual que su contraparte tradicional en persona, las conferencias virtuales brindan muchas oportunidades para que los asistentes interactúen entre sí y colaboren en nuevas ideas.
• Talleres virtuales | Este tipo de evento es la manera perfecta de brindar capacitación práctica cuando es imposible ofrecer formación presencial tradicional en vivo. También son excelentes para capacitaciones donde puede que no haya suficiente espacio para acomodar a todos los participantes.
• Eventos Online para formación de equipos | Los eventos online corporativos permiten a los miembros de tu equipo participar en una variedad de actividades motivadoras, que los impliquen e instruyan en los valores de tu negocio.
• Eventos online para recaudación de fondos | Con los nuevos avances tecnológicos, la recaudación de fondos virtual ha despegado y es uno de los métodos más populares y efectivos para las acciones de carácter solidario en línea.
• Eventos online de venta o presentación de productos o servicios | Son esencialmente demostraciones de productos en línea donde los asistentes pueden conocer virtualmente tus productos o servicios, en un escenario tecnológico que logre captar mejor a tu audiencia.
• Eventos sociales virtuales | Los eventos virtuales no son todo negocios. También puedes llevar a cabo encuentros sociales virtuales informales de carácter lúdico.

Estos son solo algunos ejemplos. Si quieres más ideas, te invitamos a ver nuestro catálogo de eventos realizados.

Cómo promocionar tu evento online

Ahora llega el momento de promocionar tus eventos online ¿cuáles son las mejores ideas de marketing para eventos en línea?

1. Optimizar el sitio web del evento o la página de destino

Una landing page o página de destino o un sitio web es indispensable para alentar a tu público objetivo a registrarse y participar en tu evento online. 

Sin embargo, para que esto funcione, debe estar optimizada:

• Asegúrate de que todo, desde el título hasta la llamada a la acción, se centre en un objetivo de conversión.
• Dirígete a asistentes específicos.
• Incluye contenidos que hagan que la gente se entusiasme por asistir. Por ejemplo, teasers, un adelanto de los oradores, citas o fotos de eventos pasados.
• Resalta los detalles importantes al mismo tiempo que estableces expectativas claras.
• Facilita a los asistentes la reserva de entradas o la inscripción.
• Incluye testimonios de personas que hayan asistido a eventos anteriores.

2. Impulsar la asistencia a través del correo electrónico

Según la investigación, el correo electrónico se encuentra entre los tres canales más efectivos que puede usar para promocionar tu evento.

Puede usarlo para generar interés antes de comenzar a promocionar la inscripción y usarlo para alentar el registro o las suscripciones.

Luego, te recomendamos: 

• Usar imágenes y comunicar tu marca con contenidos de calidad. 
• Anima a los usuarios a compartir el correo electrónico y la información incorporando identificadores sociales en tus emails.
• Sigue enviando detalles del evento a las personas que realizan la inscripción.
• Intenta conseguir feedback. Anima a las personas a hacer preguntas relacionadas con el evento por correo electrónico. 
• Usa la urgencia en fechas próximas a la celebración del evento online para hacer un reminder y alentar el registro. También puede recordar a los inscritos fechas importantes relacionadas con eventos.
• Agradece a las personas por asistir al evento después una vez termine.
  
  

3. Aprovecha el poder del marketing en redes sociales

No te olvides nunca de las redes sociales, y allí donde también debes estar disponible si deseas comunicarte con tu público objetivo.

• Elige bien tus plataformas: dependiendo de dónde pase la mayor parte de su tiempo tu audiencia, escoge aquellos canales que puedan ayudarte a promocionar tu evento. Estos pueden incluir Facebook, TikTok, Instagram, Twitter, LinkedIn, etc.
• Crea un hashtag de evento: hazlo único, corto y fácil de entender. De esta manera, puedes incluirlo en todas tus publicaciones orientadas al evento y tu audiencia puede usarlo para unirse a la conversación.

El aspecto técnico puede ser el mayor desafío cuando planificas un evento virtual. Pero con Tribuna Events eso ya no es un problema. 

Como hemos visto existen ventajas definitivas,  sustanciales y  100% personalizables, asociadas a los eventos online que han llegado para quedarse.

Sin duda, con nosotros el tuyo será un encuentro online único.