Llevar a cabo congresos virtuales a través de nuestra plataforma de gestión de eventos Tribuna Events es una manera de simplificar la forma de administrar toda la operativa necesaria y disponer de un "centro de comando" que integre el proceso de manera intuitiva, rápida y cómoda.

Esta sería la manera más sencilla de definir uno de los servicios digitales más interesantes que podemos ofrecerte desde Tribuna Events. Pero en realidad, el auténtico beneficio radica en  darte la capacidad de ofrecer a tus participantes la mejor experiencia de evento online con las mejores formas de conectarse e interactuar. Es decir: ¡llevar tu evento online al siguiente nivel!

Ventajas de un congreso virtual

Llevar a cabo un congreso virtual a través de nuestra plataforma es una gran alternativa que pone en tus manos la tecnología para brindar una experiencia de conferencia inmersiva y atractiva en un entorno online, ofreciendo las mismas oportunidades de aprendizaje, intercambio de conocimientos y creación de redes, que un evento presencial tradicional.

Y si bien es cierto que un evento virtual no puede replicar exactamente la energía y la experiencia que vivimos en un entorno físico, existen grandes ventajas en términos de innovación operativa  a la hora de  llevar a cabo tus congresos virtuales a través de la plataforma Tribuna Events:

• A nivel económico, organizar tu conferencia en línea elimina los costos asociados con el lugar de celebración, el catering, los viajes y transportes,  alojamiento, etc.
• No existen limitaciones de capacidad, pues al no estar sujeto a los límites físicos de un lugar, tu evento virtual puede aceptar cualquier cantidad de asistentes y crear espacio y oportunidades para una mayor cantidad de expositores y patrocinadores.
• Experimentarás un considerable aumento en la asistencia, ya que la capacidad de acceder en línea significa que no hay necesidad de desplazamientos y facilita la participación si consigues crear un evento lo suficientemente atractivo para potenciar las inscripciones.
• Facilitan la inclusión. No hay límites ni fronteras y podrás contar con participantes dispersos geográficamente, muchos de los cuales de otro modo no podrían asistir. Además, la tecnología te permite habilitar opciones como la traducción o los subtítulos para aumentar la accesibilidad y la inclusión.
• Ofreces flexibilidad y conveniencia. Llevar a cabo tus congresos a través de la plataforma de Tribuna Events te permite organizar y programar diferentes sesiones, con la ventaja de que estas pueden ser en vivo. Pero también ofrecer  la flexibilidad de acceder a contenido pregrabado a su ritmo. 
• La creación de redes es más sencilla. El entorno en línea permite conectarse con oradores, expositores y otros asistentes con unos pocos clics del mouse. 
• Y por último y realmente importante, contarás con todos los medios para llevar a cabo una analítica exhaustiva de cada evento. Nuestra plataforma te ofrece la recopilación de datos sofisticados, que te permitirán operar con información de gran valor: medir la cantidad de asistentes en cada sesión, rastrear clientes potenciales, ofrecer métricas a patrocinadores y mostrar quién se involucró con qué contenido y durante cuánto tiempo, en tiempo real.

¿Cómo te ayuda Tribuna Events de principio a fin?

Pre-evento

• Escaleta | Trabajaremos en conjunto para, a partir del programa del evento, realizar la escaleta técnica del mismo.
• Organización | Todas las partes , desde presentadores y moderadores, como la organización y el equipo técnico, tendrán las pautas detalladas de lo que ocurrirá en cada momento.
• Gabinete de comunicación | La convocatoria previa de asistentes, la narración de lo que sucede en directo y el resumen de lo que ha acontecido, son tres partes fundamentales del éxito de un evento, y para ello ponemos a tu disposición nuestro equipo de comunicación, tanto online, como offline, unido al servicio de fotografía y vídeo resumen que plasme cada detalle y los principales momentos vividos en el evento.
• Inscripciones | Podemos crear y personalizar una web sencilla que contenga toda la información del evento, con su proceso de inscripción integrado.

Evento

• Regiduría | Estaremos presentes durante el evento para coordinar el desarrollo del mismo entre la organización y la parte técnica.*
• Coordinación técnica | Nos encargaremos de coordinar las pruebas técnicas previas y durante el evento el cumplimiento de la escaleta.
• Producción | Supervisaremos el lanzamiento del material audiovisual a presentar: vídeos, imágenes, presentaciones de documentos (PowerPoint, Keynote, PDF), así como de música de fondo, iluminación y efectos en momentos concretos si fuera el caso.
• Emisión del evento online |Tu evento será emitido a través de la web del evento, en YouTube, redes sociales o en el canal más adecuado. Nuestro equipo técnico se encargará de conseguir una producción sobresaliente.
• Gestión | Gestionaremos la presencia de los ponentes que participen de forma remota, previniendo para que realicen su intervención según lo previsto.
• Secretaría técnica | Nos encargamos de que los asistentes se sientan atendidos. Además te apoyamos en la gestión de las actividades complementarias que puedas tener previstas además de la reunión en sí.
  
  

Post-evento

El compromiso de Tribuna Events tras haber llevado a cabo tus congresos online a través de nuestra plataforma no acaba aquí. Después del evento, te ayudamos a generar valor acompañándote en la analítica de los resultados.

El objetivo es mantener viva la labor que acabamos de realizar juntos, a través del envío notas de agradecimiento, seguir compartiendo información y datos con los asistentes y patrocinadores, la entrega de material audiovisual como fotos y videos para seguir comunicando resultados a través de tus canales sociales y el envío de encuestas sobre el evento para obtener la máxima información.

La evaluación posterior al evento es vital para comprender si se alcanzaron los objetivos, se cumplieron las expectativas de todas las partes interesadas, así como para identificar fortalezas y áreas de mejora.

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Ahora, te invitamos a desarrollar gratis la escaleta de tu evento , la pieza fundamental para el correcto desarrollo de tus congresos virtuales a través de la plataforma de Tribuna Events,  en formato online o híbrido.

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