- Introducción
- ¿Cómo promocionar un evento?
- Formas de promocionar un evento
- Promociona tu evento con Tribuna Events
1. Introducción
A la hora de plantear la organización de un evento, muchas empresas, instituciones y organizaciones se centran principalmente en componer un programa de calidad, contar con ponentes de reconocido prestigio e influencia en su sector que aporten valor y conocimiento a los asistentes.
Pero en muchas ocasiones se deja para última hora y no se le da la importancia necesaria a la comunicación y promoción. De poco vale contar con ponentes de renombre, una buena imagen gráfica del proyecto, o alquilar un espacio fantástico, por ejemplo, si llegado el día, la asistencia de público no es la esperada. Promocionar un evento es una parte fundamental dentro de la estrategia de cualquier evento que ha de estar siempre contemplada desde el inicio para garantizar su éxito.
2. ¿Cómo promocionar un evento?
La estrategia de promoción y comunicación de un evento, ya sea un evento corporativo, un congreso, o un acto público, debe comenzar por definir a quién nos dirigimos, nuestro público objetivo.
Podemos contar con un histórico de asistentes que hayamos tenido en eventos anteriores, pero debemos ir a más, buscar aumentar tu visibilidad y llegar a más personas para conseguir cubrir el cupo deseado de asistencia.
Sabiendo a quién nos queremos dirigir, podremos seleccionar los productos y servicios que nos permitan llegar a esas personas de forma más efectiva.
3. Formas de promocionar un evento
A continuación mencionamos un conjunto de acciones que, combinadas de manera adecuada, nos ayudarán a cubrir nuestras expectativas de asistencia.
Creación de una imagen gráfica Si no cuentas con un diseño gráfico de tu evento, te recomendamos tenerlo. Dependiendo de la magnitud del evento que estés preparando, te puede valer un diseño de una imagen sencilla que plasme el título y contenido del evento de forma atractiva, o puedes necesitar desarrollar una estrategia de branding que te proponga un naming y una gráfica que permita llegar al público que persiques y transmitir una imagen de marca de calidad.
Página web del evento
Piensa a dónde vas a dirigir a tu público objetivo cuando reciban información sobre tu evento. Tienes que conseguir que conozcan de forma rápida, cómoda y sencilla de qué va tu evento, qué ponentes participan, cuándo y dónde tendrá lugar y cómo pueden inscribirse para participar.
Para ello toda la comunicación y promoción tiene que girar en torno a la página web del evento. No tiene por qué tratarse de una web de complejo desarrollo. Una landing page que incluya esta información de forma estructurada es más que suficiente si tu proyecto está naciendo y no tiene aún recorrido, o se trata de un proyecto puntual y no recurrente.
En Tribuna Events te creamos una landing page del evento personalizada con tu marca y colores corporativos, que incluya la información necesaria para que tus asistentes, en sólo unos pasos puedan conocer su contenido e inscribirse, ya sea un evento online o híbrido, gratuito o de pago. Esta web puede incluir además la presencia de entidades patrocinadoras – colaboradoras, una cuenta atrás hasta la celebración del evento, vídeos o imágenes promocionales, etc.
Base de datos
Si dispones de una base de datos de clientes, tanto habituales, como aquellos que han acudido a eventos o acciones promocionales celebradas anteriormente, puedes utilizarla para realizar una campaña de mailing e informarles de la próxima celebración de tu evento. Ojo con utilizar estos datos de contacto si previamente dichas personas no te han autorizado a ello.
Debes de tener en cuenta también que la base de datos puede que no esté actualizada, por lo que, tanto si necesitas tener autorización de estos contactos para hacerle llegar el mailing, como si crees que es necesario actualizarla, es muy recomendable que dediques un tiempo a contactar telefónicamente con cada uno de los contactos de esa base de datos para verificar y actualizar la información.
No hay nada peor que enviar un mailing a personas que llevan años sin trabajar en esa empresa, dando la sensación de desconocimiento sobre tus clientes.
Sobra decir que el mailing que realices ha de ser personalizado. Existen herramientas que te permiten enviar correos a múltiples destinatarios, a golpe de click e incluyendo de forma automatizada campos personalizados (nombre del contacto, nombre de la empresa, etc).
Redes sociales
Ahora que ya tenemos una imagen gráfica y una web, y queremos aumentar el alcance de nuestra campaña de comunicación, hay que sacarle el jugo a las redes sociales en las que tengamos presencia y, más importante aún, en las que nuestro público objetivo suela moverse.
No todos los eventos han de promocionarse en las mismas redes sociales. Dependiendo de la tipología del evento y del público objetivo, la combinación de redes deberá variar.
Tendremos que tener en cuenta que crearemos dos tipos de contenidos diferentes: uno orgánico y uno promocionado, uno que publicamos de forma regular para mantener informados a nuestros seguidores y otro que tendremos que preparar para que nos conozcan y sepan de la celebración del evento. Para ello, dependiendo del presupuesto, tendremos un mayor alcance y un mejor impacto.
El contenido que creemo ha de dirigir al público a la web del evento para que pueda ampliar información e inscribirse.
Lo recomendable es trazar una estrategia de creación de contenido para tener claro qué información queremos publicar y siguiendo una cronología. También es importante seguir publicando información sobre el evento una vez haya finalizado, al menos durante un tiempo, para mostrar los resultados y resumen del mismo.
Google Adwords
Otra manera de promocionar la celebración del evento ante un público potencial, fuera de las redes sociales, es realizar una campaña de Google Adwords.. Al igual que ocurre con las redes sociales, se deberá de establecer una estrategia de contenidos y destinar un presupuesto para conseguir los objetivos deseados.
Vídeo promocional
Si hablamos de crear contenido y comunicar, el vídeo es el rey. Desde hace ya varios años, aquellas publicaciones que comunican contenidos utilizando material audiovisual llegan mejor al público, por lo que te recomendamos plantearte la edición de un vídeo promocional. Este vídeo deberá ser de corta duración (no más de un minuto) y mostrar los contenidos y puntos fuertes del evento de forma sencilla con el fin de conseguir que las personas que lo vean, hagan clic en él y acaben en la web.
Puedes crear un único vídeo o varios que, de forma independiente, comuniquen aspectos destacados del evento, a modo de micro píldoras de 20-30 segundos. El objetivo es llegar al público de diferentes maneras y captar su atención.
Notas de prensa
Un método más tradicional, pero muy efectivo aún en la actualidad, es la nota de prensa. Un artículo preparado bajo unas premisas concretas, que se envía a los medios de comunicación para que se hagan eco de la celebración del evento y puedan publicarla.
Pero ojo que no es tan sencillo. No podemos enviar de forma masiva una nota de prensa a todos los medios de comunicación, porque lo más probable es que ninguno te haga caso. Pensemos en la cantidad de información relevante que los medios manejan a diario.
Lo mejor será contar con un gabinete de prensa que te garantice una buena cobertura y se encargue de colocar la nota de prensa en diferentes medios. Podrá además intentar conseguir entrevistas para potenciar aún más el alcance de la comunicación y gestionar la presencia de medios en el evento, normalmente en la inauguración. Esto nos garantizaría mayor cobertura aún, saliendo en informativos o programas especializados durante ese día o el posterior.
Siempre hay factores externos que pueden influir en la mayor o menor convocatoria y participación de los medios, como asuntos políticos, o de urgencia o de gran relevancia que coincidan con la planificación de tu evento y provoque una reducción de la cobertura prevista, pero hay que correr el riesgo.
Involucración de ponentes, patrocinadores y colaboradores del evento
La última de las acciones que en este artículo detallamos, es quizás la más sencilla, pero no la menos importante. Involucrar a las personas y entidades que participan en el evento. Hablamos de que desde los ponentes y moderadores, hasta las empresas patrocinadoras o colaboradoras, se hagan eco del evento en el que participan, para llegar así a sus núcleos de influencia y conseguir un mayor alcance. Esta acción ha de estar coordinada, marcándoles unas pautas idóneas con el objetivo de que sus comunicaciones vayan todas en la misma línea y deriven a la web del evento.
4. Promociona tu evento con Tribuna Events
Seguramente a estas alturas del artículo se te esté haciendo un mundo el pensar cómo preparar una estrategia de comunicación y promoción de tu evento y llevarla a cabo. Puede que no tengas tiempo suficiente para ello, ni tengas en tu equipo o grupo de proveedores-colaboradores, a personas especializadas en desarrollar estas acciones de forma coordinada.
No te preocupes, Tribuna Events cuenta con un equipo preparado para ayudarte con la comunicación y promoción de tu evento. Una vez analicemos el formato de evento que tienes pensado y el presupuesto que se puede designar para esta partida, te asesoraremos sobre las acciones que mejor rendimiento te puedan ofrecer para conseguir el mayor impacto posible en tu público objetivo y conseguir una convocatoria de asistentes exitosa.
En Tribuna Events trabajamos para aumentar la visibilidad de tu evento, tanto online, como offline, desarrollando una estrategia de marketing y comunicación que, de forma coordinada, permita llegar a tu público, captar su atención y conseguir que asistan.
